У нас тривалий час не було кадровика і секретар всі накази реєструвала в одному журналі. Через тиждень приступаю до обов’язків кадровика і не розумію, чи можна продовжувати реєстрацію наказів в одному журналі, адже на попередній роботі робили окремі журнали під кожен вид наказу. Крім того, кілька наказів має нумерацію через дріб, наприклад є номер 14К та 14К/1. Чи може бути якась відповідальність за таку реєстрацію наказів та як можна виправити, щоб не переробляти всі документи?
Реєстрація наказів в одному журналі й з непослідовною нумерацією є некоректною та не відповідає встановленим нормам.
Відповідно до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5, накази поділяють на три групи залежно від строку їх зберігання:
- Накази з основної діяльності.
- Накази з адміністративно-господарських питань.
- Накази з кадрових питань, які поділяються на тривалого строку зберігання та тимчасового строку зберігання.
Доцільно реєстрацію наказів кожної групи вести в окремому журналі. Як варіант, журнали можна розділити за строками зберігання наказів.
Нумерація обов’язково повинна бути послідовною. Отже, якщо зареєстровано наказ 14к, то наступний наказ повинен бути 15к.
Щодо відповідальності за таку некоректну реєстрацію наказів, то раніше Держпраці час від часу застосовував за таке порушення штраф у розмірі 1 мінімальної заробітної плати відповідно до ст. 265 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП).
Разом з тим, відповідно до ст. 16 Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» у період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗпП, не застосовуються.
Планові перевірки зараз не проводять, адже діє мораторій. А в разі виявлення при позаплановому заході такого порушення, можна буде виконати припис Держпраці та уникнути ризику штрафів.
Та у будь-якому разі, не очікуючи на приписи, пропонуємо з наступного року перейти на правильну реєстрацію наказів, розділивши їх на окремі журнали відповідно до строків зберігання та забезпечивши послідовну нумерацію.
