Якщо термін зберігання наказів на відпустку без збереження заробітної плати 75 років як і особова справа, чи можна оригінал заяви і копію наказу на таку відпустку включати в особову справу? Чи їх треба окремо зберігати?
Такі документи слід зберігати в окремих справах. До особової справи ці заяви і накази не включають.
У особових справах зберігають лише заяви та копії наказів про:
- прийняття на роботу;
- переведення на іншу роботу (посаду);
- звільнення з роботи.
Повний перелік документів, які включають в особові справи наведено у п. 12 гл. 2 р. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5.
Заяви на відпустки без збереження заробітної плати зберігають в одній справі з заявами про надання усіх видів відпусток працівникам відповідно до ст. 515 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.
Накази про надання відпусток без збереження заробітної плати зберігають у справі з іншими наказами з кадрових питань тривалого строку зберігання. Копії або витяги з них в окремі справи юрособи не формують. У разі необхідності видають на руки працівникам або надсилають стороннім юрособам (за їх вимогою).
Джерело: https://kadroland.com/news/5753-ci-zberigati-zayavu-ta-nakaz-na-vidpustku-bez-zberezennya-zarplati
