Фахівці Головного управління Пенсійного фонду у Київській області під час онлайн-навчання пояснили, що не всі відомості, завантажені на портал відомства, автоматично формують електронну трудову книжку. До неї потрапляють лише ті дані, які перевірені працівниками ПФУ та внесені до Реєстру застрахованих осіб.
Якщо трудова новоприйнятого працівника вже оцифрована, повторно оцифровувати її не потрібно, наголосили у відомстві. Однак наказ про прийняття на роботу бажано відсканувати та додати на порталі, щоб дані про працевлаштування відобразилися повністю.
Хоча законом передбачено, що роботодавець при прийнятті працівника подає лише повідомлення до податкової, ця інформація не формує автоматично електронну трудову книжку, вона відображається лише у вкладці «Записи трудової книжки (за СПОВ)» для перегляду.
За словами Головного управління Пенсійного фонду у Київській області, щоб електронна трудова сформувалася коректно, потрібно додати сканкопію наказу про прийняття у розділ «Трудова книжка».
У відомстві звернули увагу, що працівники, які розпочали трудову діяльність, наприклад, з липня 2010 року, можуть бачити всі періоди роботи в особистому кабінеті на порталі відомства, але для повного формування електронної трудової дані мають бути заповнені у всіх вкладках розділу «Дані ЕТК»:
- «Записи трудової книжки (за СПОВ)»;
- «Відцифрована ЕТК»;
- «Скан-копії трудової книжки».
Лише за наявності інформації у всіх цих вкладках формується повноцінна електронна трудова книжка.
Відомості, які подаються роботодавцем для бронювання працівників, також не формують ЕТК – вони використовуються лише для оперативного передання інформації з метою бронювання.
Щодо працюючих пенсіонерів, то їм не потрібно повторно сканувати чи оцифровувати паперові трудові книжки. Усі дані про їхній стаж уже враховані під час призначення або перерахунку пенсії – за умови, що це відбулося після 2021 року. Якщо ж пенсію призначено раніше, трудову книжку потрібно оцифрувати.
Звертаю увагу, що йдеться про роз’яснення Головного управління Пенсійного фонду у Київській області при проведенні навчання з оцифрування трудових книжок. При цьому чинна нормативна база не дає чітких відповідей з цього приводу. Тож з точки зору роботодавця наповнення відбувається через сканування, що можуть виконати й працівники, подання зарплатної звітності та повідомлення про прийняття до ДПС, а також в окремих випадках через функціонал «Додати запис».
