Працівник замінив паспорт на ID-картку: як правильно оформити зміни в кадрових документах?
При заміні працівником паспорта на ID-картку роботодавець має внести відповідні зміни до кадрової документації. Для цього необхідно отримати від працівника заяву та копію нового документа.
Процедура оформлення змін у кадрових документах при заміні паспорта працівником потребує чіткого дотримання певного алгоритму дій. Насамперед працівник має повідомити роботодавця про отримання нового документа, що посвідчує особу. Це його обов’язок – своєчасно інформувати про зміни в особистих документах.
Для внесення змін до облікових документів працівник має надати роботодавцю письмову заяву. До заяви обов’язково додається копія нового паспорта у форматі ID-картки. На підставі цих документів роботодавець видає наказ про внесення змін до облікових документів у зв’язку із заміною паспорта.
Важливим аспектом є питання дати наказу про внесення змін. Якщо працівник звернувся із заявою через певний час після отримання ID-картки (наприклад, через місяць), наказ оформлюйте поточною датою – днем подання заяви та документів. Тобто немає потреби видавати наказ датою отримання ID-картки.
Після видання наказу необхідно внести відповідні зміни до особової картки працівника та інших кадрових документів, де містяться паспортні дані. Усі зміни вносяться на підставі наказу та доданих до нього документів.
Своєчасне та правильне оформлення змін у документації при заміні паспорта працівником є важливим аспектом кадрового діловодства, який забезпечує актуальність та достовірність даних про працівників.
Джерело: https://kadroland.com/news/4541-zamina-pasporta-na-id-kartku-yak-uniknuti-pomilok-u-kadrovii
