Повідомлення зберігаємо 1 рік в справі разом із заявами на відпустки.
Строки зберігання документів визначає Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5 (далі – Перелік №578/5).
Статтею 515 Переліку №578/5 встановлений строк зберігання 1 рік для документів (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати.
Тож доцільно для повідомлення про дату початку відпустки також встановити строк зберігання 1 рік.
Типова форма повідомлення не затверджена, але ви можете скористатись нашим зразком.
Нормативними документами не визначений порядок реєстрації повідомлень про дату початку відпусти. Тому реєструвати повідомлення можна в Журналі реєстрації внутрішніх документів підприємства. Можете запровадити Журнал реєстрації повідомлень про дату початку відпустки. В Інструкції з діловодства визначіть, в якому саме журналі ви будете його реєструвати.
Також додамо, що зберігати таке повідомлення можна в справі «Документи (графіки відпусток, листування, довідки-виклики) про використання всіх видів відпусток» разом із заявами про відпустки.
Джерело: https://kadroland.com/news/9806-de-zberigati-povidomlennya-pro-pocatok-vidpustki
