В разі прийняття, звільнення чи зміни облікових даних необхідно подавати додаток 4 до ТЦК «працівника». Інформація про подані повідомлення зазначається в графі 18 Списків військового обліку. Сьогодні розберемо, яку саме інформацію про цей додаток треба зазначати в Списках
Коли інформацію про додаток 4 зазначати в графі 18 Списків військового обліку
За загальним правилом в графі 18 Списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (додаток 5 до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затверджений постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487, далі – Порядок № 1487) відображається:
Графа 18 — дата та номер повідомлення, надісланого до територіального центру комплектування та соціальної підтримки (органу СБУ, відповідного підрозділу розвідувального органу), про призначення на посаду/звільнення з посади. <…>
Простими словами тут зазначаємо дату і номер додатка 4, який надсилали до ТЦК при прийнятті чи звільненні працівника.
І ось тут перший цікавий момент. Формально фіксувати тут інформацію про подання додатка 4 в разі переведення не передбачено. Але, на нашу думку, краще зазначити реквізити такого повідомлення. Тоді графи 17 та 18 корелюватимуть між собою.
А ось вносити інформацію про подання додатка 4 в разі зміни облікових даних чинним законодавством не вимагається.
Чи зазначати інформацію про всі подані додатки 4
Ще один цікавий момент. Формально графа 18 заповнюється в тандемі з графою 17. Своєю чергою, в графі 17 відображають, зокрема, інформацію про останнє переведення. Це дає підстави вважати, що зазначаємо інформацію тільки про останню подію. Отже, і в графі 18 доцільно зазначати реквізити останнього з поданих повідомлень. Тобто нове повідомлення «замінює» інформацію про попереднє повідомлення.
Яку інформацію про додаток 4 вносити в графу 18
Форма додатка не містить спеціального місця для зазначення реєстраційного номера та дати подання додатка.
Яку ж тоді інформацію треба зазначати в графі 18 Списків?
Ми рекомендуємо надсилати додаток 4 із супровідним листом, який реєструють як вихідну кореспонденцію. Відповідно в графі 18 фіксуємо реєстраційний номер і дату такого супровідного листа.
Якщо подавали додаток 4 без супровідного листа, зазначте дату поштових реквізитів, що підтверджують направлення додатка 4. Такий корінець завжди радимо зберігати.
В графі 18 зазначаємо подання додатка 4 за поточний рік чи взагалі
Порядок №1487 не дає відповіді на це запитання. Тож далі кілька наших міркувань з цього приводу у вигляді відповідей на питання, які нам часто ставлять на безкоштовних вебінарах та в сервісі «Особистий консультант».
Чи потрібно переносити до графи 18 інформацію про повідомлення, подані в попередніх роках?
На нашу думку, інформацію про подані повідомлення слід залишати в графі 18 до моменту заміни цього повідомлення новим повідомленням. Аргументи наступні. Порядок №1487 не вимагає в Списках, які ми ведемо в поточному році, видаляти якусь «минулорічну» інформацію.
Приклад
Якщо військовозобов’язаного працівника прийняли у 2025 році й подали повідомлення за додатком 4 до ТЦК 19 червня 2025 року, то реквізити й дата подання такого повідомлення чи реєстраційний номер супровідного листа будуть в графі 18 і в Списках за 2026 рік
Водночас як показує практика, ТЦК дивляться на заповнення цієї графи по-різному. Одні ТЦК вимагають прибирати минулорічну інформацію, тобто фіксувати тільки інформацію про додатки, подані в поточному році. Інші ж підтримують наш підхід.
Тож наша вам порада: в рамках взаємодії з ТЦК, з’ясуйте цей момент у своєму ТЦК.
З практики: простіше на вимогу «прибрати» зайву інформацію, ніж пояснити, чому тут «порожня комірка». Бо іноді відсутність даних трактується як неподання додатка 4
Коли графа 18 Списків військового обліку може залишатися порожньою?
На нашу думку, в графі 18 слід відображати тільки повідомлення, подані після 05.01.2023. Саме з цієї дати взагалі виник обов’язок вести Списки військового обліку і подавати повідомлення саме за додатком 4!
Якщо ж працівника прийняли, наприклад, 2021 році, то, вважаємо, інформацію про поданий додаток 2, який був чинний на той час, в графі 18 зазначати не треба. Тобто доцільно залишити графу 18 незаповненою.
Якщо ж ваш ТЦК наполягає, що графа 18 не може бути порожньою, або внесіть дані поданого додатку 2, або зараз подайте повідомлення по усіх призовниках, військовозобов’язаних і резервістах, яких ви приймали на роботу чи звільняли з роботи після рубіжної дати. А ще краще – поцікавтеся у свого ТЦК, як саме слід заповнити графу щодо таких ситуацій.
Чи загрожує штраф за неправильне заповнення графи 18 Списків військового обліку
Як нам відомо з практики, ТЦК обмежуються зауваженнями. Але в усякім разі краще тримати Списки в порядку.
Висновки
- За загальним правилом в графу 18 Списків вносимо інформацію про подані додатки 4 в разі прийняття, звільнення чи переведення працівників.
- У графі 18 Списків зазначають реєстраційний індекс та дату супровідного листа або реквізити поштового відправлення.
- Логічним здається тримати інформацію про поданий додаток 4 аж до моменту, поки буде подане наступне повідомлення. Хоча деякі ТЦК наполягають на зазначенні інформації тільки про додатки 4, подані в поточному році.
Яна ЯРОШЕНКО, експерт з трудового права, кадрового та військового обліку
