На практиці часто виникає плутанина між такими документами, як протокол і акт. Обидва мають юридичне значення, але виконують різні функції та застосовуються у різних ситуаціях. Неправильний вибір форми документа може призвести до втрати доказової сили або непорозумінь під час перевірок чи судових спорів. Розберемося детально
Що таке протокол і для чого він використовується
Протокол – це інформаційно-аналітичний документ, в якому фіксують перебіг обговорення питань і рішення, ухвалені на зборах, засіданнях, нарадах тощо
Основна його функція – зафіксувати процес, результати колективного обговорення та прийняте рішення.
Протокол складають під час:
- зборів трудового колективу;
- засідань комісій;
- нарад керівництва;
- засідань правління чи ради директорів;
- переговорів або офіційних зустрічей.
У протоколі обов’язково відображають:
- дату, місце проведення;
- склад присутніх;
- порядок денний;
- хід обговорення (коротко або детально);
- прийняті рішення.
Докладно про складання протоколів ми розповідали тут, тут та тут.
Коли на підприємстві оформлюємо протокол
Протокол застосовується тоді, коли потрібно підтвердити, що рішення було прийнято колегіально. Наприклад:
- під час затвердження внутрішніх положень;
- у разі прийняття кадрових рішень (якщо вони ухвалюються комісією);
- під час погодження фінансових або стратегічних питань;
- коли потрібно оформити результати роботи тендерного комітету.
Ключовою ознакою для оформлення саме протоколу є наявність обговорення і ухвалення рішення (зазвичай шляхом голосування).
Що таке акт і яку функцію він виконує
Акт – це документ, який фіксує факт, подію або стан, без необхідності відображення процесу обговорення
Його головне завдання – засвідчити, що щось відбулося або існує в певному вигляді.
Акт складається, як правило, комісією або уповноваженими особами.
В акті зазначають:
- дату і місце складання;
- підставу для складання;
- склад комісії;
- опис встановлених фактів;
- висновки (за потреби).
У яких випадках складаємо акт
Акти оформлюються, коли потрібно зафіксувати об’єктивний факт або результат перевірки. Наприклад:
- акт приймання-передачі майна;
- акт інвентаризації;
- акт списання;
- акт перевірки або ревізії;
- акт про порушення трудової дисципліни;
- акт виконаних робіт.
Ключовою ознакою для складання акту є факт, який потрібно зафіксувати, але немає процесу обговорення.
Докладно про те коли кадровики складають акти ми розповідали у нашій статті. Також рекомендуємо урок 9 «Акти та протоколи в кадровій роботі: як правильно розробити шаблони» нашого курсу «Професія «Кадровик з нуля до профі: прийняття, звільнення, відпустки, військовий облік»
У чому принципова різниця між протоколом і актом
Упевнені ви вже й самі зрозуміли, що основна різниця полягає в їх призначенні:
- протокол – фіксує процес обговорення і прийняття рішень;
- акт – фіксує факт або стан без обговорення.
Чому потрібно правильно обрати форму документа
Неправильне оформлення може мати наслідки:
- рішення можуть визнати недійсними;
- документ втратить доказову силу;
- виникнуть претензії під час перевірок;
- зростають ризики у судових спорах.
Наприклад, якщо рішення комісії оформити актом замість протоколу, буде відсутнє підтвердження самого процесу прийняття рішення.
Висновки
Щоб правильно обрати форму документа, задайте собі прості запитання:
Чи було обговорення і прийняття рішення?
Так → оформлюємо протокол.
Чи потрібно зафіксувати факт або результат?
Так → складіть акт.
Чітке розуміння різниці між протоколом та актом дозволяє правильно організувати документообіг і забезпечити юридичну захищеність підприємства.
Джерело: kadrolanhttps://kadroland.com/news/9859-protokol-ci-akt-u-comu-riznicya-koli-ta-yakii-dokument
