На підприємстві у співробітників беруть згоду на збір та обробку персональних даних. Де і скільки її потрібно зберігати?
Законодавством не встановлено строк та місце зберігання письмової згоди на обробку персональних даних.
Такий вид документа відсутній у:
- Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5;
- повному переліку документів, які підшиваються до Особової справи, наведеному у п. 12 гл. 2 розд. IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5.
В п. 5 ст. 6 Закону України від 01.06.2010 № 2297-VI «Про захист персональних даних» встановлено, що обробку персональних даних проводять, зокрема, у випадках, передбачених законами України, у порядку, встановленому законодавством.
Тим часом уповноважений ВРУ з прав людини зазначав, що при реалізації права на працю обробку персональних даних здійснюють відповідно до КЗпП та інших нормативно-правових актів, трудового договору, а не на підставі окремої згоди на обробку персональних даних. Тому гарантоване законом право особи на працю не може залежати від надання особою згоди на обробку персональних даних, а особа не може бути примушена роботодавцем до надання такої згоди.
Тобто, якщо працівника просто приймають на роботу, подавати згоду на обробку даних не потрібно.
Крім того, не потрібна така згода від працівника і в разі сканування трудової книжки. Деталі – тут.
Якщо все ж таки зазначену згоду отримують, то для зберігання даних документів можна сформувати окрему справу.
З досвіду згоду доцільно зберігати протягом трьох років разом з іншими документами, які не увійшли до особової справи працівника, як-от заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки.
Джерело: https://kadroland.com/news/8912-zgoda-na-obrobku-personalnix-danix-de-zberigati
