Що робити з документами колишніх працівників не доданих до особових справ працівників, які вже звільненні (причина невідома) за 2006 – 2009 роки
Треба провести експертизу цінності цих документів з метою визначення їх подальшої долі.
Якщо серед цих документів є ті, що мають зберігатися в особових справах, то їх потрібно долучити в особові справи відповідних працівників.
У такому разі:
- Справу розшивають.
- Документ додають в хронологічному порядку.
- Замінюють внутрішній опис справи.
Повний перелік документів, які підшиваються в особові справи наведено у пункті 12 глави 2 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06. 2015 №1000/5.
Якщо ж це документи другорядного характеру, наприклад, такі:
- заяви про надання різних видів відпусток та матеріальної допомоги;
- копії наказів про стягнення, відрядження, надання відпусток, виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника;
- довідки з місця проживання;
- медичні та інші довідки.
То їх слід внести в акт про знищення документів, адже з 2006 – 2009 років строк їхнього зберігання давно минув. Далі знищити їх у порядку, встановленому законодавством.
