Чим відрізняється гриф «ЗАТВЕРДЖЕНО» від «ЗАТВЕРДЖУЮ» і коли застосовувати кожен із них у документах?
«ЗАТВЕРДЖЕНО» проставляємо, коли затверджуємо розпорядчим документом, наприклад наказом, «ЗАТВЕРДЖУЮ» – особисто, наприклад керівником.
Звернемось до гл. 7 розд. II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5:
Затвердження управлінських документів здійснюється особисто посадовою особою (посадовими особами) відповідно до її (їх) повноважень або розпорядчим документом установи із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином.
Розпорядчим документом установи затверджуються:
- положення про структурні підрозділи;
- інструкції;
- правила;
- порядки;
- інші документи нормативно-правового або нормативного характеру.
Посадовою особою особисто затверджуються документи, що не потребують додаткових вказівок, завдань щодо їх упровадження або виконання:
- положення (статути) установи;
- протоколи;
- акти;
- плани;
- звіти;
- кошториси;
- штатні розписи;
- посадові інструкції;
- програми;
- нормативи тощо.
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження оформляється відповідно до ДСТУ 4163:2020.
Наприклад,
У разі, коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, розпорядженням, гриф затвердження оформляється відповідно до п. 37 р. II Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.2018 №55.
Водночас й в ДСТУ 4163:2020 визначено правила оформлення такого грифа.
Наприклад,
Важливо, що перелік видів документів, що мають бути затверджені з проставлянням грифа затвердження, визначає юридична особа на підставі законодавства та з унесенням в інструкцію з діловодства.
Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа
Джерело: https://kadroland.com/news/7773-koli-pisati-zatverdzeno-a-koli-zatverdzuyu
