У компанії немає відділів, а працює лише 10 – 15 працівників? Це не звільняє юридичну особу від ведення діловодства за загальними правилами. Інспекція з питань праці пояснила, як малому підприємству скласти номенклатуру справ без структурних підрозділів, правильно заповнити її графи та визначити строки зберігання документів
Законодавство не робить винятків за кількістю штатних одиниць – статус юридичної особи автоматично зобов’язує вести діловодство за загальними правилами (п. 2 розд. І Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5, далі – Правила №1000/5).
В інспекції з питань праці роз’яснили як зробити номенклатуру справ не просто папірцем для перевірки, а реальним помічником.
Номенклатура справ – це ваш офіційний путівник по документах підприємства. Простими словами, це систематизований список папок (або цифрових папок у системі), які з’являться у вас протягом року, із зазначенням того, скільки кожну з них треба зберігати.
Для чого це треба саме малому бізнесу, наприклад, де 15 співробітників, жодних відділів чи департаментів:
- У разі перевірки (держпраці, податкової тощо) ви швидко знайдете потрібний документ.
- Ви чітко знатимете, що можна знищити через рік, а що потрібно зберігати 75 років.
Як побудувати номенклатуру без структурних підрозділів:
- Оскільки у вас немає відділів (маркетингу, логістики тощо), використовується функціональний принцип. Тобто розділи майбутньої номенклатури будуть формуватися за напрямами діяльності компанії, розташованими за ступенем важливості:
- Організація роботи (статут, накази з основної діяльності, протоколи засідань засновників).
- Планування та прогнозування (стратегічні плани, звіти).
- Фінансування та облік (фінансова звітність, первинна документація, договори).
- Кадрові питання (накази з особового складу, особові справи, табелі, графіки відпусток).
- Адміністративно-господарське забезпечення (листування, договори оренди, зв’язок).
Заповнюємо таблицю правильно (без типових помилок)
Форма номенклатури затверджена законодавчо (Додаток 10 до Правил №1000/5).
Заповнюємо її так:
Графа 1 (Індекс справи): Оскільки підрозділів немає, це просто порядкові номери:
- 01-01;
- 01-02;
- 01-03 тощо.
Графа 2 (Заголовок справи): Увага! Найчастіша помилка – писати просто «Листування» або «Договори». Заголовок має бути конкретним.
Як не треба: «Матеріали щодо відпусток».
Як треба: «Документи (графіки, заяви, довідки) про надання щорічних і соціальних відпусток за 2026 рік».
Окремої уваги потребують кадри: облік кадрів ведеться за чіткими назвами: «Особові картки працівників (форма П-2)», «Особові справи звільнених працівників».
Графа 3 (Кількість томів): Заповнюється… наприкінці року, коли справа вже сформована.
Графа 4 (Строк зберігання): Прописується на основі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджених наказом Мін’юсту від 12.04.2012 №578/5 (наприклад, накази з кадрових питань – 75 років, графіки відпусток – 1 рік).
Графа 5 (Примітки): Тут зазначається, у якому вигляді ведеться справа (електронна, паперова чи змішана), хто відповідальний або чи є справа «перехідною».
Затверджуємо за новими правилами
Згідно з оновленими вимогами, зокрема наказом Мін’юсту від 09.07.2026 №1860/5 «Про затвердження примірних форм та описів уніфікованих форм типових документів, що створюються під час діяльності юридичної особи», оформлення цього документа має свої нюанси:
- Шапка документа: У лівому верхньому куті зазначається повне найменування юридичної особи (як у Статуті), нижче – назва виду документа (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ), дата, індекс та рік, на який вона складається (наприклад, наприкінці 2025 року готуємо номенклатуру на 2026 рік).
- Гриф затвердження: У правому верхньому куті ставиться слово ЗАТВЕРДЖУЮ, посада, підпис, прізвище та ініціали керівника підприємства, а також дата. Підпис керівника скріплюється печаткою (за наявності).
- Візування: Номенклатуру обов’язково візує особа, відповідальна за діловодство чи архів.
- Комісія (ЕК): Оскільки підприємство маленьке і не створює документів Національного архівного фонду (НАФ), номенклатура схвалюється внутрішньою Експертною комісією підприємства. Якщо підприємство нове – протягом першого року діяльності її варто погодити з архівом міськради чи держархівом (у зоні якого ви перебуваєте).
Джерело: Інспекція з питань праці та зайнятості населення Дніпровської міської ради
