Нумерація наказів починається з 1 + літерні позначення на початку кожного календарного року. Така нумерація ведеться для кожної групи наказів окремо. Як бути, якщо все пронумеровано, а потім виявилося, що один наказ пропустили. Тобто, є наказ, наприклад, 23-в від 12.06.2025, наступний 24-в від 14.06.2025, але між ними мав бути ще один наказ від 13.06.2025. Як бути у такому разі?
Присвойте наказу додаткове цифрове позначення, щоб зберегти послідовність нумерації.
Відповідно до п. 5 глави 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту України від 18.06.2015 №1000/5 під час реєстрації документа надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення – реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є: порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ.
Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року.
З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс.
Система таких індексів розробляється підприємством самостійно. Як правило, використовують реєстраційні номери з літерними індексами «тм» та «тр» залежно від строків зберігання кадрових наказів, відповідно тимчасове (5 років) або тривалого (75 років).
У ситуації, що розглядається, присвойте наказу, який помилково було пропущено, додаткове цифрове позначення, щоб зберегти послідовність нумерації.
Буде виглядати, наприклад, так:
N 23-в/1 від 13.06.2025
Водночас у перевіряючих можуть виникнути питання щодо нестандартної індексації, тож, можливо, доведеться давати пояснення.
Джерело: https://kadroland.com/news/7309-propustili-nakaz-yak-zarejestruvati
