Заяву на прийом та звільнення я зберігаю в особовій справі, а на відпустку, переведення теж там?
В особовій справі мають бути лише документи, передбачені Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила № 1000/5).
Перелік документів особової справи та порядок її формування регламентує п. 12 гл. 2 розд. IV Правил №1000/5.
В особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення), зокрема:
- заява про прийняття на роботу;
- заяви про переведення на іншу роботу (посаду);
- заява про звільнення з роботи.
Абзац 1 п. 12 гл. 2 розд. IV №1000/5 не передбачає включати заяви працівників про надання відпусток до особових справ.
Відповідно до ст. 515 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінʼюсту від 12.04.2012 №578/5, документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, творчих, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати зберігають на підприємстві один рік з подальшим знищенням.
Отже, заяви про відпустки треба зберігати в окремій справі.
До речі, повідомлення (відомості) про відпустки та графіки відпусток можуть зберігатися разом, оскільки строк збереження у них однаковий.
Джерело: https://kadroland.com/news/6842-zayavi-v-osobovii-spravi-pracivnika-yaki-zberigati-a-yaki-ni
