Міністерство юстиції України наказом №667/5 оновило правила діловодства та архівного зберігання документів (наказ Мін’юсту від 16.03.2026 №667/5 «Про затвердження Змін до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях та визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства юстиції України від 07 вересня 2015 року №1656/5»).
Ці зміни стосуються кожного підприємства та організації, тому розберемо головне.
Відмітка «Копія» тепер має чітке місце. Раніше це питання викликало суперечки, але тепер крапку поставлено: напис або штамп «Копія» проставляється виключно на лицьовому боці у правому верхньому куті першого аркуша.
Це обов’язково для кадрових наказів та особових справ. Якщо штампа немає, можна написати від руки чіткими друкованими літерами.
Для засвідчення документів тепер можна використовувати не лише кваліфікований електронний підпис (КЕП), а й удосконалений електронний підпис (УЕП). Крім того, реєстрація документа тепер технічно суміщена з його підписанням – це фактично одна процедура.
У Правилах 1000/5 з’явився окремий розділ про роботу під час особливого періоду. Він визначає, як організувати роботу під час мобілізації, як евакуювати архіви та що робити у разі втрати, викрадення чи пошкодження документів.
Окремо в Правилах з’явився розділ про роботу в умовах особливого періоду – від мобілізації до деокупації. Тепер порядок діловодства під час воєнного стану визначається розпорядчим документом керівника, який має враховувати правила евакуації архівів та передачі документів із територій, де ведуться бойові дії.
Якщо ж документи були втрачені, викрадені або пошкоджені під час окупації, після звільнення територій спеціальна комісія повинна обов’язково зафіксувати ці факти в актах, використовуючи детальну фото- та відеофіксацію для доведення обставин.
