Поступила заява від працівника, керівник видає розпорядження. Заява (реєструється, резолюція ставиться, номер розпорядження) і підшивається до розпорядження чи окремо підшивається в папку?
Заяви формуються у справи та зберігаються окремо від наказів і розпоряджень.
Спершу подана заява реєструється в Журналі реєстрації заяв працівників або Журналі реєстрації внутрішніх документів.
За результатами її розгляду керівництвом на заяві проставляється резолюція. А от номер наказу чи розпорядження на заяві не зазначають, адже на момент її розгляду наказу ще немає.
Далі видається кадровий наказ або розпорядження (залежно від статусу юрособи).
Виконана заява підкладається у справу з заявами інших працівників з різних питань (на великому підприємстві можна розподіляти на кілька справ за питаннями), а розпорядження – у справу до розпоряджень.
Зауважимо, що деякі заяви долучають до особових справ відповідних працівників.
Зокрема, це заяви про:
- прийняття на роботу;
- переведення на іншу посаду;
- зміну біографічних даних;
- звільнення.
Тобто такі заяви відразу потрапляють в особову справу, а заяви з усіх інших питань, зокрема про різні види відпусток, надання матеріальної допомоги на оздоровлення тощо долучаємо до справи з заявами.
