Знаходилась в декретній відпустці до 30 червня 2026. Працівниця, яка працювала на моєму місці, трудові книжки оцифрувала, але не видала працівникам. Які зараз мої дії? Потрібно зробити наказ та видати книжки на руки працівникам? Є працівники, які мобілізовані та зникли безвісти, ці книжки я надалі зберігаю, вірно?
Так, можете це зробити зараз, восени.
Для видачі трудової книжки (далі – ТК) рекомендується отримати заяву від кожного працівника та видати наказ.
Крім того, про отримання ТК працівник (або його уповноважений представник) має розписатися (поставити підпис і дату) в Книзі обліку руху трудових книжок.
Увага! ТК мобілізованого працівника можна видати його родичу, але тільки за нотаріальною довіреністю або довіреністю, яку посвідчив командир
Також ТК можна вислати поштою. Для цього треба діяти за алгоритмом, передбаченим для пересилання трудової книжки при звільненні.
А незатребувані ТК зниклих безвісти працівників слід зберігати на підприємстві 50 років згідно зі ст. 508 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5.
Якщо плануєте видати ТК усім працівникам одночасно, краще видати єдиний наказ з адміністративно-господарських питань з узагальненим формулюванням. Індивідуальні накази не є обов’язковими й жодним НПА не вимагаються. Головне – оформити записи про видачу ТК у Книзі обліку руху трудових книжок.
